Contexto:
Una minera multinacional tenía la urgencia de revertir cuanto antes el bajo desempeño en los costos operativos de su yacimiento de cobre más importante en Chile. Acudieron a Matrix Consulting con el propósito de elaborar un plan de captura de ahorra que les ayudara a subsanar su problema y mejorar la gestión de la cartera de servicios contratados por la empresa, equivalente al 40% de su presupuesto anual.
Oportunidades detectadas:
Matrix comenzó a trabajar con el cliente elaborando un diagnóstico inicial que permitió identificar múltiples fuentes de ineficiencia en la gestión de servicios contratados por la minera. Así, se determinó que había una baja visibilidad global y de control de gastos, y también duplicidades y falta de accountability en roles y funciones de la organización ligadas a la gestión de contratistas. También se detectó una ausencia de Service Level Agreements (SLAs) alineados al negocio.
De esta manera, estableciendo un método de trabajo conjunto entre Matrix Consulting y el cliente, se acordó abordar cinco líneas de acción prioritarias:
Disminuir significativamente los tiempos a lo largo del proceso de interacción con contratistas, desde la definición del alcance del servicio a contratar hasta su ejecución.
Ajustar los SLAs de los servicios de terceros, reduciendo alcances, estableciendo metas medibles, y eliminando actividades duplicadas.
Consolidar y centralizar servicios transversales a la operación, con un nuevo modelo de gestión y accountability sostenible en el largo plazo.
Ajustar el portafolio de actividades a externalizar e internalizar a lo largo de la cadena de valor y las áreas de soporte.
Apalancar economías de escala en servicios prestados por terceros a los mismos contratistas.
Las estimaciones preliminares de estas líneas de acción sugerían un potencial de ahorro ostensible de más de US$ 60 millones anuales, un nivel muy superior a las metas originales del cliente.
El siguiente paso se centró en desarrollar, evaluar y planificar las iniciativas más relevantes, de modo de acelerar la captura de beneficios y forzar el cambio de mentalidad en la forma de gestionar los servicios de terceros para sustentar las mejoras.
Acciones propuestas:
Con el diagnóstico completo, el equipo de Matrix Consulting propuso aplicar acciones concretas en tres áreas con el objetivo de capitalizar ahorros en el corto plazo e iniciar un proceso de transformación en la compañía, el cual involucrara tanto su forma de operar como la gestión de sus contratos:
Nueva dinámica de interacción con contratistas
Rediseñar el proceso de interacción con contratistas, en particular en las etapas de acreditación, habilitación y ejecución del servicio. Para ello, se propuso simplificar y/o digitalizar varias tareas involucradas, eliminar tareas redundantes e implementar una plataforma tecnológica para integrar y dar visibilidad del estado de avance a lo largo de todas las etapas.
Renovar procesos de gestión de equipos
Centralizar y mejorar la gestión de equipos de apoyo menores bajo una nueva organización dedicada a la asignación de las máquinas. Esta acción permitiría gestionar la estandarización de las flotas requeridas y, por ende, los precios de arriendo y/o compra.
Eficientizar disponibilidad de transportes
Optimizar el pool de camionetas propias y de contratistas, mediante la homologación de tarifas de arriendo con un proveedor único y el rediseño del sistema de transporte interno.
Para validar la aplicación de estas acciones, el equipo de Matrix Consulting sustentó estas recomendaciones con casos de negocio robustos que contemplaron la cuantificación de impacto e inversiones, identificación de riesgos y mitigadores, y la generación de planes de acción para asegurar su implementación.
Impacto:
Gracias las oportunidades detectadas en el proceso de diagnóstico y la implementación de las iniciativas recomendadas, el cliente pudo generar ahorros por cerca US$ 33 MM anuales y modificar significativamente su modelo de gestión de contratistas.
En concreto, con el plan se apuntó a la reducción de un 70% del tiempo de puesta en marcha de los contratos; la baja en tiempos no productivos de la dotación externa de 3 horas/turno; la disminución de las tarifas cobradas por equipos menores y un aumento de 80% en la utilización de la flota remanente. Además, se reduciría en un 65% la flota de camionetas.
