Empresa de materiales de construcción creció de manera inorgánica a través de más de 25 procesos de M&A en menos de 5 años. En consecuencia, se afectó negativamente la calidad de sus principales bases de datos, generando inconsistencias contables, grandes ajustes de inventario y riesgos en transacciones con proveedores y clientes.
Contexto
Empresa de materiales de construcción creció de manera inorgánica a través de decenas de procesos de M&A. En consecuencia, se afectó negativamente la calidad de sus principales bases de datos, generando inconsistencias contables, grandes ajustes de inventario y riesgos en transacciones con proveedores y clientes.
Oportunidades detectadas
Al profundizar en las causas raíz del problema, el equipo de Matrix detectó una baja estandarización de los procesos de creación y actualización de datos maestros de clientes, proveedores y materiales en SAP, un muy limitado accountability y grandes brechas de comunicación entre las distintas filiales y el corporativo, lo cual no solamente incrementaba los problemas relacionados con la data, sino que obstaculizaba las acciones correctivas.
Dado esto, definimos conjuntamente una serie de objetivos:
Mejorar el desempeño financiero e incrementar el control de la compañía a través de la optimización en los procesos de manejo de data
Asegurar la disponibilidad de data en el futuro, habilitando la toma de decisiones del negocio basada en hechos e información
Limpiar la información crítica y asegurar que ésta se mantenga limpia a futuro, permitiendo el correcto funcionamiento de la operación
Asegurar consistencia y alineamiento de las diferentes filiales y el corporativo en las definiciones de alto nivel para el manejo de data
Acciones propuestas
El equipo de Matrix identificó la necesidad de definir acciones en dos vías.
Primero, acciones para asegurar que la data se mantuviera limpia en el futuro:
Estandarizar los procesos de creación y modificación de data maestra para toda la compañía a través de talleres Kaizen con participación de todas las áreas a nivel local y corporativo
Construir herramientas de apoyo para asegurar el cumplimiento del nuevo proceso y el control de la calidad de los datos
Acordar una estructura de gobierno de data mediante sesiones de trabajo con el equipo gerencial
Formalizar roles e instancias de decisión que garanticen la implementación exitosa del gobierno de datos
Segundo, acciones para limpiar la data presente:
Acordar iniciativas de limpieza de datos maestros y definir una hoja de ruta para su ejecución
Definir una estructura de seguimiento para dichas iniciativas de limpieza que asegura la debida interacción entre todas las áreas involucradas
Apoyar la creación de herramientas de SAP y de protocolos para ejecutar la limpieza
Resultados
Se instauraron nuevos procesos de creación y edición de datos maestros de clientes, proveedores y materiales, liderados por un equipo de procesos corporativo con presencia en las filiales. También se habilitó un sistema de gobierno de datos, generando nuevos roles y oportunidades de desarrollo para el personal de la compañía. Finalmente, se definieron y ejecutaron 30 iniciativas de limpieza de data con apoyo de los equipos de TI, auditoría, controlling, marketing, y operaciones (entre otros) de la compañía. La optimización en el manejo de data crítica habilitó la captura de USD 10 M de EBITDA .
